|
Lähettäjä: .
Päivämäärä: 31.5.26 13:33:16
Jakelu: Seurojen jäsensihteerit ja puheenjohtajat, jäsentallit, yhteisöjäsenet
Hyvä jäsenyhteisömme edustaja,
Suomen Ratsastajainliiton hallitus on sitoutunut toteuttamaan kevätkokouksessa 19.4.2026 päätetyn tarkastuksen avoimesti, mutta samalla lainsäädännön, mukaan lukien tietosuojasääntelyn, mukaisesti. Hallituksen velvollisuutena on kuitenkin varmistaa, että kaikki tietojen luovutus tapahtuu lain edellyttämällä tavalla ja suojaa yksittäisten henkilöiden sekä yhdistyksen oikeudet. Hallitus vastaa lain vaatimusten noudattamisesta koko Ratsastajainliiton jäsenistölle, kuten myös liiton työntekijöille ja toimihenkilöille, vapaaehtoisille ja yhteistyökumppaneille. Hallitus painottaa, että siltä ei voida vaatia lainvastaisia menettelytapoja.
Tarkastustyöryhmä toimii yhdistyksen kokouksen 19.4.2026 mandaatilla, mutta se ei ole lakisääteinen tarkastuselin. Tämän vuoksi tietopyynnöt käsitellään tapauskohtaisesti ja hallitus vastaa niiden lainmukaisesta arvioinnista. Tarkastuksessa tarvittavat tiedot toimitetaan tarkoituksenmukaisessa laajuudessa. Arkaluonteisten henkilötietojen osalta noudatetaan erityistä huolellisuutta eikä tietoja luovuteta ilman laillista perustetta.
Ratsastajainliitto on pyrkinyt varmistamaan tarkastuksen edellytykset ehdottamalla työryhmälle aloituskokousta ja salassapitosopimuksia, joiden tarkoituksena on käsitellä ja turvata tietojen luovutuksen laajuus, tapa, luottamuksellisuus ja asianmukainen käyttö.
Liittokokouksessa mandaatin saanut tarkastustyöryhmä ei ole katsonut ensimmäisen kerran 22.4. ehdotettua aloituskokousta tarpeelliseksi, jonka jälkeen heille ehdotettiin salassapitosopimuksia Tämän jälkeen aloituskokouksesta on tehty useita ehdotuksia. Työryhmä toimitti 12.5. yksipuolisesti allekirjoitettuna salassapitosopimukset, joista oli poistettu yhdistyksen kokouksen rooli tietojen luovuttamiseen liittyvien erimielisyyksien ratkaisijana, tarkastajien esteellisyyteen ja riippumattomuuteen liittyvät ehdot, raportin luovuttaminen yhdistyksen kokoukselle, tietojen luovuttamisen, julkistamisen ja kommentoinnin kielto ennen raportin luovuttamista yhdistyksen kokoukselle, tietojen salassapito raportin luovuttamisen jälkeen, sopimussakko ja vahingonkorvausvelvollisuus.
On epäselvää, miksi tarkastustyöryhmän jäsenet eivät sitoudu näin perustavanlaatuisiin ja tavanomaisiin salassapidon periaatteisiin. Lisäksi työryhmä ei ollut valmis sitoutumaan kohtaan, jossa tietojen luovutuksen erimielisyyden ratkaisee yhdistyksen kokous, joka on yhdistyksen ylin päättävä elin.
Ratsastajainliitto on valmis keskustelemaan sopimussakon poistamisesta, jolloin vahinkotapauksessa mahdollinen vahingonkorvaus jäisi tuomioistuimen ratkaistavaksi. Tarkastustyöryhmä ei ole pyrkinyt keskustelemaan salassapitosopimuksen sisällöstä, vaan on allekirjoittanut pääosin yliviivatun ja yksipuolisen salassapitosopimuksen ja on tuonut esiin havaitsemansa epäkohdat julkisuuden kautta.
Ratsastajainliiton tavoitteena on, että tarkastus voidaan toteuttaa tehokkaasti, luotettavasti ja kaikkien osapuolten oikeusturva huomioiden, ja sen tulokset käsitellään yhdistyksen kokouksessa. Työryhmän raportti liitetään kokousmateriaaliin, joka on julkinen kaikille vähintään kaksi viikkoa ennen kevätkokouksen jatkokokousta.
Kysymyksiä ja vastauksia
Haluaako SRL estää tarkastuksen etenemistä?
Ei. SRL itsekin haluaa ja myötävaikuttaa tarkastukseen, mutta huolehtii samalla lakisääteisistä velvoitteistaan tiedonhallinnan ja tietosuojan osalta.
Miksi kaikkia pyydettyjä tietoja ei luovutettu heti?
Tarkastustyöryhmä ei ole lakisääteinen toimielin, eikä sillä ole itsenäistä tiedonsaantioikeutta, vaan tiedot annetaan yhdistyksen etua ajavan hallituksen lainmukaisen arvion mukaan. Työryhmän ensimmäinen tietopyyntö sisälsi arkaluonteisia henkilötietoja (mm. terveystietoja), eikä tietopyyntöjä perusteltu. Sen jälkeen esitetyt tietopyyntöjen sisältö ja ajanjaksot ovat vaihdelleet, eikä kaikkia pyyntöjä ole perusteltu.
Tietoja voidaan luovuttaa vain, jos niiden luovutukselle on selkeä oikeudellinen peruste ja yhteys tarkastustehtävään. Tämä perustuu tietosuojalainsäädäntöön ja yhdistyksen vastuuseen rekisterinpitäjänä. Salassapitosopimukset ovat yleinen ja vakiintunut käytäntö luottamuksellisten ja ei-julkisten tietojen luovuttamisessa, vaikka ne eivät perustu suoraan nimenomaiseen lainsäädäntövelvoitteeseen.
Onko tarkastustyöryhmällä oikeus saada kaikki tiedot?
Työryhmällä on oikeus saada tehtävänsä kannalta tarpeelliset tiedot, mutta ei rajatonta tiedonsaantioikeutta. Tietojen luovutuksesta päättää hallitus lain puitteissa.
Miksi salassapitosopimukset ovat tarpeen?
Ne varmistavat, että luottamuksellisia tietoja käsitellään asianmukaisesti ja vain tarkastustarkoitukseen. Ne varmistavat myös, etteivät tarkastustyöryhmän jäsenet saa käyttää luovutettuja tietoja muissa yhteyksissä myöhemmin esimerkiksi somessa tai muualla julkisuudessa. Vastaava salassapitovelvollisuus koskee esimerkiksi hallituksen jäseniä ja työntekijöitä heidän asemansa perusteella sekä tilintarkastajia ja toiminnantarkastajaa, mutta tarkastustyöryhmän jäsenille vastaava velvollisuus tulee varmistaa erikseen sopimuksella.
Miten erimielisyydet ratkaistaan?
Jos tietopyynnöistä syntyy erimielisyyttä, Ratsastajainliiton näkemyksen mukaan asia voidaan viedä yhdistyksen kokouksen ratkaistavaksi sen ollessa yhdistyksen yli päättävä elin. Yhdistyksen kokous voisi esimerkiksi merkittävästi tarkentaa tarkastustyöryhmän mandaattia. Tätä näkemystä tarkastustyöryhmä ei ole hyväksynyt.
Tuleeko tarkastuksen olla riippumaton?
Ratsastajainliiton näkemyksen mukaan kyllä. Tarkastuksen toteuttamisessa tulee huomioida mm. toiminnantarkastajan ja muiden tarkastajien roolien eriyttäminen ja esteellisyyssäännökset, jotta riippumattomuus säilyy. Esimerkiksi toiminnantarkastaja ei saa tarkastaa omaa työtään aiemmilta vuosilta tai Ratsastajainliittoon sopimus- tai työsuhteessa ollut saa tarkastaa omaan toimintaansa liittyviä seikkoja. Työryhmä ei allekirjoittanut salassapitosopimuksen tarkastajan riippumattomuutta ja esteellisyyttä käsittelevää kohtaa.
Voiko toiminnantarkastaja toimia työryhmän jäsenenä?
Toiminnantarkastajan tulee olla tehtävässään riippumaton. Riippumattomuus voi vaarantua, jos toiminnantarkastaja arvioi omaa aiempaa toimintaansa. Riippumattomuuden varmistaminen on erittäin tärkeää, koska yhdistyslain 39 §:n mukainen vahingonkorvausvastuu ulottuu myös toiminnantarkastajaan, jos toiminnantarkastaja toimii huolimattomasti tai lainvastaisesti.
Tilikaudet 2022–2025 on jo tarkastettu ja niistä on annettu toiminnantarkastajan kertomukset. Näiden tilikausien uudelleentarkastelu merkitsee käytännössä toiminnantarkastajan oman aiemman toiminnan arviointia. Tämä voisi vaarantaa toiminnantarkastajan riippumattomuuden. Tästä syystä Ratsastajainliiton näkemyksen mukaan tarkastustyöryhmän jäsenten tulee sitoutua salassapitosopimuksiin ja huolehtia, että tarkastustoiminnassa esimerkiksi toiminnantarkastaja ei tarkasta omaa aiempaa työtään.
Ystävällisin terveisin
Suomen Ratsastajainliitto ry:n hallitus
|