Lähettäjä: helppiä 
Päivämäärä:   10.10.26 11:28:29

Olen siis ratsastusseuran hallituksessa, mutta melko kokematon näissä jutuissa. Olen vasta toista kautta ylipäätään mukana ja tällaisessa alasajotilanteessa aivan ensikertalainen. Kysyisinkin kokemuksia ja vinkkejä, mitä pitää osata huomioida, kun seura joudutaan ajamaan alas. Vertaistukea saa myös antaa, sillä tämä tulee olemaan kova pala monelle junnulle meidän seurassa :(

Nykyisestä hallituksesta suurin osa ei siis halua enää jatkaa ja uusia ei ole löytynyt, vaikka yritetty on… Eli jäljelle jäisi lisäkseni vain talousvastaava (sanoi, että voisi yhden vuoden vielä jatkaa) ja kahdestaan tätä ei tietenkään millään jatketa. Jäseniä on yhteensä reilu parikymmentä ja suurin osa junnuikäisiä.

Sama ongelma oli jo viime vuonna ja silloin vielä päätettiin pitkin hampain jatkaa, mutta nyt ei vaan pysty enää.

Keräsin jo vähän listaa mitä kaikkea pitäisi tehdä, tuleeko lisäyksiä mieleen?
- jäsenille ilmoittaminen, vaaditut lopettamiskokoukset
- sometilien sulkeminen
- tavaroiden myyminen/hävittäminen ja paikkojen siivoaminen (olemme saaneet toimia ratsastuskoulun tiloissa/kahviossa ja nämä täytyy saada siistiksi)
- viimeisten laskujen jne. maksut, nettisivujen sulkeminen/sopimuksen päättäminen
- rahojen loppuun käyttäminen
- pankkitilin sulkeminen (mitähän dokumentteja/allekirjoituksia tätä varten tarvitaan vai saako talousvastaava näppärästi tuon vain ilmoittamalla suljettua?)
- verottajalle ilmoitus lopettamisesta (tämä vaatii varmaan jonkun dokumentin allekirjoitettuna? kokemuksia?)
- tietokoneen turvallinen poisto käytöstä
- kaiken tarvittavan materiaalin arkistoiminen (kukahan haluaa ottaa tämän hoidettavaksi, kun osa papereista täytyy säilyttää pitkään ja turvallisessa paikassa…)

Lisäksi saa kertoa kokemuksia, mitä näistä pystyy hoitamaan ilman nimenkirjoitusoikeutta? Vai jääkö osa näistä pakosti niille, keillä on ne oikeudet... Auttaisin näissä mielelläni (olen työttömänä ja aikaa on) ja muut hallituslaiset taas ovat perheellisiä ja kiireisiä. Puheenjohtaja on erityisen kiireinen nyt ja moni virallinen asia varmaan jää lopulta hänen vahvistettavaksi, mutta olisin mielelläni avuksi kaikin mahdollisin tavoin ainakin suunnittelemalla ja valmistelemalla. Lupasin tätä tietoakin hankkia etukäteen ja ensi viikolla palaveerataan vielä porukalla ja tehdään toimintasuunnitelma sekä vastuunjako.

Nyt jo pohdittiin, että tehdään lopuksi sitten vielä tarkka yhteenveto, että kaikki tuli varmasti hoidetuksi ja kerätään niistä talteen dokumentit, että kaikki on lopetettu/suljettu.

Lähettäjä: Kuka 
Päivämäärä:   10.10.26 11:45:51

Lue nyt ensin säännöistä, mitä siellä on päätetty varojen luovuttamisesta. Meidän seuran säännöissä on määräys, että varat siirretään seuralle y. Laita tekoälyyn tai Googleen yhdistyksen lakkaaminen tai lopettaminen, niin tulee hyvä lista toimenpiteistä. Kaikki alkaa yhdistyksen kokouksen kautta, joten ei yhdistystä tuosta vain saa hengiltä. Ilmoitukset PRH tarvitaan myös.

Lähettäjä: Minä Vaan 
Päivämäärä:   10.10.26 11:52:09

Seuranhan voi jättää myös lepäämään. Mutta tietty onko seuralle tarvetta. Ja seuran kai voi liittää toiseen seuraan . Ratsastusliitossa osaavat neuvoa.
Lopettamiseen ja tilin sulkemiseen yms pitää olla tietty pöytäkirja päätöksestä.

Lähettäjä: Kallista 
Päivämäärä:   10.10.26 11:59:56

Yhdistyksen lopettamisesta en tiedä, mutta osakeyhtiön lopettamisesta on kokemusta. Se on kallista ja hidasta. Aikaa menee n. 6kk. Pitää olla velkojien kuulutukset virallisessa lehdessä (ja ne ilmoitukset maksaa).

Yhdistyslaista löytyy varmasti ohjeet. Jos vähänkään epäilyttää, lopettamisiin erikoistunut juristi avuksi. Voi kysyä esim. yhdistyksen pankin lakimieheltä, voisiko apua ostaa.

Lähettäjä: . 
Päivämäärä:   10.10.26 12:16:02

Itsellä useampi vuosi vastaavasta aikaa, mutta muistia kun kaivelen niin:

-Liittoon (SRL) pitää muistaa ilmoittaa! Eli sinne tarvittavat dokumentit. En muista enää mitä tietoja vaativat (olisikohan ollut allekirjoitettu pöytäkirja, jossa päätös liitosta eroamisesta), mutta selvinnee nettisivuilta. Tämä kannattaa hoitaa ajoissa, jos aiotte lopettaa vuoden vaihteessa, ettei lähde jäsenille enää laskua ensi vuodesta.

-PRH:lle (yhdistysrekisteri) pitää tehdä ilmoitus. Tämä on yksi tärkeimpiä juttuja ja puuttui listastasi kokonaan. Eli muuten yhdistys ei virallisesti lakkaa olemasta vaan velvoitteet (esim. kirjanpito) säilyvät normaalisti, jos jää pyörimään rekisteriin. Tämä ilmoitus täytyy muistaakseni niiden hoitaa joilla on nimenkirjotusoikeus… Mutta äh en muista yhtään, että tarvittiinko siihen allekirjoitus lopulta kaikilta viimeisen hallituksen jäseniltä vai lähtikö sinne pöytäkirja vai mitenkä tämä meni... Yhdistyksen säännöt kannattaa ainakin katsoa tarkkaan ja kyllä ne tuolta virastosta ohjeistavat, jos ei netistä löydy ohjetta. Meillä nimenkirjoitusoikeutetut yhdessä selvittivät ja hoitivat näitä ”virallisempia” asioita tehokkaasti, joten itse en yksityiskohtia muista.

-Jäseniä pitää muistuttaa vakuutusasioista ja ohjata liittymään toiseen seuraan. Varsinkin, kun moni on junnuja! Että heidän vanhemmat hoksaavat hoitaa asian. Itse olin viestintävastuuhenkilö ja lähetin kaikille sähköpostin, jossa kerroin asiasta ja kerroin, mistä voisi etsiä uutta seuraa.

-Hyvä ajatus pitää vielä ”koontipalaveri”. Meillä ei pidetty ja helpommalla olisi selvitty, jos olisi pidetty… Me jaettiin hommia ”jokaiselle jotakin” ja parista jutusta jäi silloin jo vähän epävarmuus, että jaksaako kaikki hoitaa osuutensa. Meillä selvisi myöhemmin mm. että taloussihteeriltä jäi puolitiehen pankkitilin sulku… Asia tuli ilmi vasta paljon (siis oikeasti vuosia!!) myöhemmin, kun tilimaksut olivat pistämässä tiliä miinuksen puolelle ja taloussihteeri laittoi puheenjohtajalle viestiä, että miksi et ole vieläkään sulkenut... Vaikka tehtävä oli hänelle itselleen sovittu!!! Tästäpä vasta riidat saatiin aikaan. Kaikki tiedot pankkiasioista olivat menneet siis kirjeenä taloussihteerin osoitteeseen eikä puheenjohtaja tiennyt mitään, että asia oli vieläkin hoitamatta… Taloussihteeri perusteli asian hoitamattomuutta sillä, että pankki oli silloin vuosia sitten ilmoittanut, että tarvitsevat puheenjohtajalta vielä jonkun ilmoituksen sulkemista varten, ettei pelkkä hänen ilmotus kuulemma riitä. Tämä tieto ei koskaan mennyt taloussihteeriltä pj:lle asti. Pj otti tästä kilttinä lopulta syyt niskoilleen (vaikka taloussihteerin vika tuo omasta mielestäni oli…) ja hän maksoi lopulta omasta pussistaan sulkemisen kulut (pieni summa onneksi), että tili saatiin kiinni.

-Yhdistyslaki kannattaa lukaista läpi, niin ei tule yllätyksiä. Asiat muuttuvat nopeasti ja omasta kokemuksensa on tosiaan jo muutama vuosi, niin eroavaisuuksia voi olla.

Tsemppiä!

Lähettäjä: . 
Päivämäärä:   10.10.26 12:19:51

Ja hyvä vinkki tuo, että hankkikaa lakiapua, jos vähääkään epäilyttää! Niin menee varmasti kaikki oikein, eikä tarvitse myöhemmin murehtia. Varsinkin, jos joukostanne ei löydy näiden asioiden osaajaa, niin kannattaa kyllä turvautua ulkopuoliseen neuvojaan, että nämä menee oikein.