|
Lähettäjä: .
Päivämäärä: 10.7.26 16:45:43
Melkein 30 vuotta talouden ja hallinnon alalla työskennelleenä, osakeyhtiöiden kuin yhdistysten parissa, sanoisin oman kokemukseni vastaavan paremmin ammattimaisen hallitustyöskentelyn normaalia käytäntöä, jossa sähköpostikokoukset eivät ole normaali ja yleisesti käytössä oleva tapa hallitustyöskentelyyn.
Kokousta pitämättä tehty päätös on sallittu, mutta se on kirjattava, allekirjoitettava, numeroitava ja säilytettävä samalla tavalla kuin kokouspöytäkirja.
Tämä voi olla pienissä osakeyhtiöissä tai joissain hyvin pienissä vapaaehtoisvoimin pyörivissä yhdistyksissä normaali käytäntö mutta asian esittäminen 10.7.26 16:06:53 tapaan ei tee asiasta normia.
Suomen Ratsastajainliiton ry:n säännöt hallituksen kokouksille on yksiselitteiset.
1. SRL:n sitovat toimintasäännöt
SRL:n toimintasääntöjen 11 §:ssä määrätään:
Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta. Kokouskutsut on toimitettava hallituksen jäsenille kirjallisina tai sähköpostitse viimeistään seitsemän päivää ennen kokousta.
Lisäksi hallitus on päätösvaltainen vain, kun puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ja vähintään kolme jäsentä ovat saapuvilla. Päätökset tehdään enemmistöllä ja kokouksesta on laadittava pöytäkirja, jonka kokouksen puheenjohtaja allekirjoittaa ja sihteeri varmentaa.
Sähköposti mainitaan tässä kokouskutsun toimitustapana, ei ensisijaisena kokousmuotona. Säännöissä ei siis sanota, että sähköpostiviestin lähettäminen yksinään tekisi päätöksenteosta vapaamuotoista tai poistaisi seitsemän päivän määräajan.
2. SRL:n oma Hyvä hallintotapa kuvaa normaalin käytännön
Vuoden 2025 Hyvä hallintotapa -ohjeen mukaan hallitus:
kokoontuu kerran kuukaudessa kesätaukoa lukuun ottamatta,
pitää kaksi suunnittelukokousta vuodessa,
sopii kokouspäivät vähintään puoleksi vuodeksi ennakkoon,
voi kokoontua fyysisesti tai etäkokouksena.
SRL:n oman ohjeen mukainen perusmuoto on etukäteen kalenteroitu, reaaliaikainen hallituksen kokous, paikan päällä tai esimerkiksi Teamsissa. Sähköpostikokousta ei kuvata hallituksen tavalliseksi kuukausittaiseksi työskentelymuodoksi.
3. Aineisto pitää toimittaa seitsemän päivää ennen
Hyvä hallintotapa määrää lisäksi, että esityslista ja päätöksentekoon liittyvät aineistot ladataan hallituksen sähköiseen työtilaan viimeistään seitsemän päivää ennen kokousta.
Asiat on valmisteltava siten, että hallituksella on: päätöksentekoa tukeva aineisto
lähtökohtaisesti päätösesitys, tieto siitä, mitä olennaisia tahoja on kuultu ja
todellinen mahdollisuus arvioida ja käsitellä asiaa.
Näin ollen ei riitä, että hallituksen jäsenille vain lähetetään lyhyellä varoitusajalla sähköposti ja pyydetään vastaamaan.
4. Sähköpostipäätöksenteko on mahdollista
Hyvä Hallintotapa -ohjeessa todetaan:
Sähköpostitse tai sähköisellä etäyhteydellä tapahtuva päätöksenteko on mahdollinen edellyttäen, että kaikilla hallituksen jäsenillä on mahdollisuus osallistua päätöksentekoon.
SRL:ssä sähköpostipäätöksenteko ei siis ole sinänsä kiellettyä. Mutta kohta ei sano: että seitsemän päivän kutsuaikaa ei tarvitse noudattaa, että sähköposti olisi hallituksen normaali tai ensisijainen kokousmuoto,
että päätös voidaan tehdä vain niiden kesken, jotka ehtivät vastata,
että vastaamatta jättäminen tulkitaan hyväksymiseksi,
että valmistelua, päätösvaltaisuutta tai pöytäkirjaa koskevat vaatimukset poistuvat.
Päinvastoin kohta sijaitsee hallituksen kokouksia ja päätöksentekoa koskevassa luvussa, joten sitä on luettava yhdessä toimintasääntöjen kanssa. Hyvän hallintotavan ohje ei voi syrjäyttää yhdistyksen sääntöjen seitsemän päivän kokouskutsuaikaa.
|